شرح وظایف:
الف – امور دفتری
- ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط.
- تفکیک و توزیع نامه ها بر ای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- تهیه صورت مایحتاج اداری کارمندان وتدارکات و توزیع آنها.
- تنظیم دفتر آمار کارکنان
- تهیه گزارشات مورد لزوم جهت مافوق
- تایپ مکاتبات ارجاع شده از سوی مقام مافوق
ب – امور بایگانی
حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق ، اسناد ومدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده.
- پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور
- تحویل پرونده های مختومه با بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق
- صورت برداری ، طبقه بندی، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستورالعمل های مربوط و احتیاجات سازمان متبوع
ت - امور راهنمائی مراجعین
پاسخگوئی به مراجعین و را هنمائی آنان به واحدهای مربوط.
تکمیل فرم و تهیه آمار از تعداد مراجعین و گزارش به مقام مافوق.
تماس تلفنی با مقامات مختلف قبل از هدایت مراجعین نزد آنان.